団体（老人クラブ，ボランティア，サロン等）の総会等の開催について、皆様から多くのお問い合わせをいただいております。
現在、新型コロナウイルス感染症に関しては、県内でも感染者が複数確認されており、「住民への感染が広がる」ことが懸念されるという厳しい状況に至っております。
以下の内容を参考に開催の判断をしてください。
開催の延期または書面表決や委任状の活用
決定すべき事項があるなど、開催の必要性を踏まえた上で、
- 総会の延期
- 書面表決や委任状での対応
上記２点を検討してください。
本会では、総会にあたり集会施設等に多くの方が集まらなくてもよいように「書面表決や委任状」での対応を推奨しています。
書面表決の進め方
一例になりますが、書面表決の進め方をお知らせします。
認可地縁団体（法人格のある団体等）の場合、地方自治法第260条の13の規定により、通常総会は最低でも年に1回必ず開催しなければなりません。開催そのものを省略することはできません。
それ以外の団体の場合、法律上の規定はありません。各会の規約や会則などに従って、開催の可否を検討してください。
書面表決の進め方
- 「総会の開催案内」、「議案」、「書面表決」を団体・サロンの会員に配付する。
- 会員から「書面表決書」を提出してもらう。
- 集めた書面表決書を役員等で集計する。
- 総会（書面議決）を開催する。
- 会員に総会の結果を回覧等でお知らせする。
書面表決に関する書類のサンプル
参考までに書面表決に関する書類のサンプルを掲載します。
なお、それぞれのサンプルは各団体・サロン等の実情に合わせ、自由に加工してお使いください。